Geïntegreerde boekhouding en Beleids- en Beheerscyclus (BBC) in Kortrijk

Aan het woord: Hans Verscheure  – Teamverantwoordelijke Projecten & Data Stad Kortrijk

Vanaf 1 januari 2020 volgt de groep Kortrijk via één systeem de boekhouding op. Het gaat over zo’n 33 000 aankoopfacturen en 50 000 verkoopfacturen.  Via een aanbestedingsprocedure kwam Cevi als beste aanbieder naar voor.
Een intensieve voorbereidingsfase die startte in mei 2019 met als richtdoel 1 januari 2020. Momenteel is de afronding in zicht.

Tijdens de selectiefase van het geschikte product en de voorbereiding van de implementatie werd in Kortrijk een ambitieuze reorganisatie doorgevoerd: verschillende stedelijke vzw’s en AGB’s werden geïntegreerd in de stedelijke werking en de financiële teams van stad en OCMW kwamen samen.

In softwaretermen kwam dit neer om 11 verschillende boekhoudingen in 4 verschillende softwaresystemen samen te voegen in één boekhouding in één software. Vanuit de financiële dienst zijn zo’n 25 medewerkers intensief aan de slag met de verschillende softwarecomponenten en groepsbreed komen zo’n 200 medewerkers in aanraking met he bestel- en facturatieproces. Verder moesten ook tal van informatiestromen tussen de boekhouding en andere softwaresystemen onder handen genomen worden en opnieuw ingesteld. Een grote uitdaging met lastige momenten maar met een mooie uitkomst.

Gebruik van BEO

Vooral de webtoepassing BEO komt positief naar voor. Het aanmaken van bestelbonnen en uiteindelijk goedkeuren van de facturen zijn nu heel breed toegankelijk in de organisatie en is er zowel een centraal overzicht als zicht per team of cluster. Deze toepassing is op een veilige manier vlot bereikbaar in tijden waar thuiswerk de norm is.

Tijdens de implementatie werden ook nog regelmatig kleine productverbeteringen doorgevoerd op aangeven van medewerkers van het team financiën. Zo werd in korte tijd een QR-code voorzien op facturen om vlotter betalen mogelijk te maken.

Weg papier

Dit project werd ook aangegrepen om bij de inkomende facturen over te schakelen naar elektronische facturen (Peppol) wat bijdraagt in de snellere en efficiëntere verwerking van de facturen.  Momenteel richten we nog het deel in om uitgaande facturen te bezorgen via de e-box en kijken we ook uit om uitgaande facturen via peppol te versturen.

Sterke projectopvolging

Tijdens het project konden we vanuit Cevi rekenen op een sterke projectleider die goede kennis heeft van de werking en processen van een lokaal bestuur en de vertaling kan maken naar het software product of een aanpassing door de programmeurs laat doorvoeren als dit noodzakelijk blijkt.

Wat volgt

Momenteel zetten we in de afrondingsfase nog volop in om de financiële en inhoudelijke rapportering van het strategisch meerjarenplan meer vorm te geven.

Uw berichten en communicatie beheren: overal en altijd!

Op 16 juni werd BOA, één van de jongste Cevi/Logins toepassingen, via een druk bijgewoonde webinar aan de lokale besturen voorgesteld.

BOA staat voor “Berichten – Overal en Altijd” en omvat alle noodzakelijke flows om uw postregistratie vlot en eenvoudig te beheren. De toepassing richt zich hoofdzakelijk op de registratie en verwerking van inkomende en uitgaande briefwisseling. Ze integreert naadloos met andere applicaties, zoals de notuleertoepassing Cobra, diverse digitale tekenplatformen en de e-box (de beveiligde; elektronische brievenbus van overheidsdocumenten).

Hebt u de webinar gemist? Geen nood, begin september krijgt u wellicht een herkansing.

U kunt intussen bijkomende informatie ontvangen door contact op te nemen met onze collega’s van het domein Midoffice via midoffice@cevi.be.

Cevi/Logins en Dileoz: een futureproof HR-oplossing voor lokale besturen

Personeelsbeleid binnen lokale besturen is in een constante evolutie. De uitdagingen voor uw HR-team worden steeds complexer en uitdagender. Samen met onze partner Dileoz biedt Cevi/Logins een hedendaagse totaaloplossing voor personeelsbeheer binnen uw lokaal bestuur.

De nieuwste generatie HR & payroll software DPP (Dileoz Payroll Platform) maakt het mogelijk om modulair een softwarepakket op maat van uw bestuur op te bouwen. Met de self-service component hebben medewerkers op elk moment en elk toestel toegang tot hun eigen dossier.

Troeven van DPP

• Realtime verwerking van loongegevens: betere opvolging en sneller ingrijpen bij fouten mogelijk
• Intuïtieve gebruiksvriendelijke interface
• Flexibele inregeling op uw maat
• Eenmalige invoer van gegevens
• Mogelijkheid om te koppelen met Soft HR tools voor rekrutering en selectie, evaluatie en vorming

Gekoppeld aan deze sterke software-oplossing biedt Cevi dienstverlening aan op maat van uw bestuur. Dankzij een uitgebreide shoppinglist kiest u zelf welke taken de personeelsdienst in eigen handen houdt en welke worden uitbesteed aan de specialisten van Cevi.

Troeven dienstverlening Cevi

• Werken in eigen beheer tot volledige outsourcing van uw loonverwerking.
• Ondersteuning door ervaren specialisten in payroll, loonverwerking, juristen, productspecialisten …
• Ondersteuning mogelijk bij opmaak van meerjarenplan, begrotingen en begrotingswijziging
• Blijf 24/7 op de hoogte van nuttige info en belangrijke wetswijzigingen via de Topdesk kennisdatabank Lonen&HR

An Deleye, medewerkster van de personeelsdienst van stad/OCMW Halle ziet het zo:
“Door de samenwerking van Cevi met Dileoz beschikken we over een volledig geïntegreerd HR systeem waardoor de loonadministratie aanzienlijk vereenvoudigd is en we als lokaal bestuur meer tijd kunnen spenderen aan het ontwikkelen en voeren van een modern HR-beleid.”

Meer info? Contacteer ons via contactcenter@cevi.be.

GIS COVID-19 dashboard voor iedere Belgische gemeente

Siggis ontwikkelde een COVID-19 dashboard dat door alle gemeenten in België kan gebruikt worden door achteraan in de url de nis-code te zetten. Die kunt u dan in uw eigen website invoegen. Op die manier past u de dagelijkse COVID-19 updates van Sciensano toe voor uw eigen gemeente.

Dit is bijvoorbeeld de link van Geraardsbergen: https://belgium.maps.arcgis.com/apps/opsdashboard/index.html#/07b51e0bd6664c71a23ab95ff31f9101?NIS=41018. 

Hebt u feedback of wilt u een eigen versie? Contacteer ons dan gerust. We kunnen u ook uitleg geven over het gebruikte platform: ArcGIS Online.

Stad Leuven kiest voor Cevi/Logins voor Omgeving

Na een uitgebreide marktverkenning lanceerde de stad Leuven een offertevraag voor de vernieuwing van hun toepassingen voor Omgevingsvergunningen, GIS en notarisinfo.

Eerder deze maand werd beslist om over te stappen naar de volledige geïntegreerde oplossing van Cevi/Logins. Doorslaggevende elementen in het dossier waren de openheid van de toepassingen, de toekomstgerichte koppeling met het Omgevingsloket en de gebruiksvriendelijke gezamenlijke interface van de toepassingen.

Foto: Juan V. Vera del Campo op Flickr