Vacature Administratief beheerder Secretariaat en Onthaal

11 januari 2019

Taakinhoud

Cevi levert ICT-producten en diensten (Informatie & Communicatie Technologie) aan voornamelijk (lokale) overheden en aanverwante besturen zoals politie, brandweer en interlokale samenwerkingsverbanden.

Met bijna 200 professionele medewerkers en bijna 50 jaar ervaring in ICT-ondersteuning heeft Cevi zich gespecialiseerd in het leveren van moderne en betrouwbare geïntegreerde systemen. Cevi is naast systeemintegrator een dienstenleverancier van totaaloplossingen.

Samen met de andere secretariaatsmedewerkers wordt het jouw taak het bedrijf te ondersteunen door een breed gamma secretariaatstaken uit te voeren en bezoekers professioneel te ontvangen en te begeleiden/doorverwijzen.

  • Je ontvangt en klasseert briefwisseling, e-mails, faxen en telefoons
  • Je verzorgt algemene secretariaatstaken voor de algemeen directeur
  • Je maakt in een mum van tijd een degelijke Powerpoint presentatie op basis van aangeleverde info van de directieleden
  • Je maakt (standaard)brieven voor de commerciële afdelingen en directie
  • Je houdt de agenda bij van de directieleden
  • Je beheert een algemeen klassement met alle in- en uitgaande correspondentie (elektronisch en op papier)
  • Je staat in voor de dagdagelijkse interne postbedeling en verzorgt het transport tussen de verschillende locaties
  • Je ondersteunt de directie en medewerkers van de verschillende domeinen bij tal van administratieve taken (kopiëren en samenstellen van documentatiebundels, opleidingen en offertes …)
  • Je volgt het offerteproces op en borgt een passende interne communicatie naar collega’s en domeinverantwoordelijken (doormailen van deadlines voor offertevragen …) en verleent ondersteuning bij het opmaken van bestekken. Je zorgt voor up-to-date offertebijlagen.
  • Je zorgt voor het correct inwinnen en verstrekken van informatie voor vragen allerlei.
  • Je verzorgt het beheer en de reservatie van (les- en vergader-) lokalen en logistieke omkadering (koffie …)
  • Je geeft passende informatie aan bezoekers en bemant periodiek de inkombalie op het Bisdomplein
  • Je staat in voor diverse praktische en administratieve voorzieningen binnen de onderneming (zoals stockbeheer van kantoormateriaal en diverse supplies, opvolging van onderhoud van kantoorapparatuur (fax, kopieerapparaten …), catering
  • Je werkt mee aan de opvraging van premies bij Cevora in verband met opleidingen
  • Je verleent medewerking bij aangifte en opvolging van diverse schadedossiers (Ethias, bedrijfswagens …)

Profiel

  • Je hebt minimaal een diploma op bachelorniveau (bedrijfsmanagement, office management …) of gelijkwaardig door ervaring.
  • Je kunt je vlot inwerken in de operationele administratieve systemen.
  • Je bent polyvalent en werkt accuraat.
  • Je bent flexibel en stressbestendig.
  • Je bent assertief en communicatief, een teamspeler.
  • Je bent discreet en integer.
  • Je kunt ook goed overweg met de Office-producten Excel, Outlook, Word en Powerpoint.
  • Je kunt snel een (commerciële) presentatie maken.
  • Je beheerst de Nederlandse taal goed. Een basiskennis Frans en Engels is meegenomen.

Ons aanbod

  • Een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur bij een stabiel bedrijf dat al meer dan 45 jaar aan de top staat van de informatisering van lokale openbare besturen.
  • Een opleidingstraject binnen het team waarmee je nauw zult samenwerken.
  • Een heel gevarieerde job waarin je je steeds verder kunt bekwamen en bijscholen.
  • Een aangename werkomgeving en een competitief bezoldigingspakket (groeps- en hospitalisatieverzekering, verplaatsingsvergoeding (fiets en openbaar vervoer) en maaltijdcheques).
  • Vlotte bereikbaarheid van de kantoren in het historische centrum van Gent.

Solliciteren

 

(doc, docx, odt of pdf)
(doc, docx, odt of pdf)

Problemen met bovenstaand formulier? Je kan je sollicitatie ook rechtstreeks mailen naar vacatures@cevi.be.
Uw gegevens worden verwerkt conform de algemene verordening gegevensbescherming EU 2016/679 (afgekort als AVG of GDPR).